Steuern sind für viele Freiberufler ein Buch mit sieben Siegeln.

Insbesondere am Anfang, bevor sie die Tätigkeit aufgenommen haben, gibt es rund um das Thema viele Fragen.

Dabei müssen Freiberufler vor dem Finanzamt keine Angst haben. Mit dem nötigen Wissen klappt die nächste Steuererklärung kinderleicht. 

Damit ihr euch einen soliden Überblick über das Thema verschaffen könnt, haben wir für euch die wichtigsten Informationen zum Thema Freiberufler und Steuern zusammengestellt

Steuern für Freiberufler: Einkommensteuer

Die Einkommensteuer zahlt jeder, der ein Einkommen hat, das über dem Existenzminimum liegt. Sie wird für alle natürlichen Personen fällig, also auch für Freiberufler. Sie orientiert sich an der Höhe des Einkommens.

Die Einkommensteuer wird immer für ein ganzes Kalenderjahr berechnet. Dabei zählt nicht der erwirtschaftete Umsatz, sondern der Gewinn.

Im Klartext:

Von den Einnahmen werden die betrieblich veranlassten Kosten abgezogen. Übrig bleibt der Gewinn.

Den genauen Gewinn müssen Freiberufler zusammen mit ihrer Steuererklärung in der Anlage EÜR (Einnahme-Überschuss-Rechnung) ermitteln. In dieser Anlage werden die Einnahmen und die Ausgaben gegenübergestellt und die Differenz ermittelt.

Die konkrete Höhe der Einkommensteuer rechnet das Finanzamt aus. Auf alle Beträge darüber wird der persönliche Steuersatz angewandt. Der unterscheidet sich mit der Höhe des zu versteuernden Einkommens.

Grundsätzlich gilt:

Je höher das Einkommen, umso höher ist der persönliche Steuersatz. Das Stichwort dafür ist Steuerprogression.

Auf der Website des Bundesfinanzministeriums gibt es einen Rechner, mit dem man seinen persönlichen Steuersatz ermitteln kann.

Tipp:

Nach der Anmeldung der Selbstständigkeit beim Finanzamt, bekommt ihr den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zugesandt. Auf diesem müsst ihr die zu erwarteten Einkünfte schätzen.

Und genau hier ist Vorsicht geboten.

Schätz diese gewissenhaft aber nicht zu optimistisch ein. Sie sind nämlich die Grundlage für die zu zahlenden Steuern. Zwar werden die zu viel bezahlten Steuern am Ende des Jahres vom Finanzamt zurückerstattet, ihr müsst diese aber zunächst vorauszahlen.

Keine Steuer für Freiberufler: Gewerbesteuer

Einfacher und angenehmer als die Einkommenssteuer ist für Freiberufler die Gewerbesteuer.

Sie wird nämlich bei Freiberuflern nicht fällig, sondern nur bei Gewerbetreibenden und bei Kapitalgesellschaften. Die Formel lautet also: Kein Gewerbeschein, keine Gewerbesteuer.

Freiberufle rund Steuern: Umsatzsteuer

Alle Umsätze, die Gewerbetreibende und Freiberufler im Inland erbringen, sind steuerbar, wie es so schön heißt.

Die Umsatzsteuer in Deutschland liegt in der Regel bei 19%. Für Bücher und viele Lebensmittel sind es 7%.

Für Freiberufler bedeutet es, dass sie meist 19% Umsatzsteuer zu ihren Leistungen dazu rechnen.

Das bedeutet aber nicht, dass sie 19% mehr verdienen. Das wäre zu einfach.

Dieser Zusatzbetrag darf nicht einbehalten werden, sondern muss an das Finanzamt abgeführt werden.

In Ausnahmefällen sind Umsätze von der Umsatzsteuer befreit. Das betrifft insbesondere Dienstleistungen aus den Bereichen Medizin und Bildung. In der Regel ist jedoch von einer Steuerpflicht auszugehen.

Umsatzsteuer für Kleinunternehmer

Eine weitere Ausnahme bei der Umsatzsteuer ist die sogenannte Kleinunternehmerregelung, die auch von Freiberuflern angewandt werden kann.

Die Kleinunternehmerregelung kann angewandt werden, wenn der Umsatz im Vorjahr den Betrag von 17.500 Euro nicht übersteigt und die Einnahmen im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht übersteigen werden.

Diese Regelung soll sicherstellen, dass Selbstständige mit kleinen Gewinnen aufwandsmäßig entlastet werden.

Wer die Kleinunternehmerregelung wählt, darf keine Umsatzsteuer ausweisen, kann aber auch keinen Vorsteuerabzug geltend machen.

Vorsicht:

Hierbei geht es nicht um den Gewinn, sondern um den Umsatz.

Die Kleinunternehmerregelung kann beim Finanzamt beantragt werden, jedoch gibt es keine Verpflichtung, den Antrag zu stellen.

Somit können Freiberufler auch dann Umsatzsteuer ausweisen, wenn ihr Umsatz unter der Grenze von 17.500 Euro liegt.

Die Vorsteuer

Die Vorsteuer ist sozusagen das Gegenstück zur Umsatzsteuer.

Sie entsteht, wenn man Sachen selbst kauft oder eine Rechnung bekommt und ist in allen Ausgaben enthalten, die ihr für das Ausführen der Selbstständigkeit benötigt werden.

Die gezahlte Umsatzsteuer auf Eingangsrechnungen heißt daher Vorsteuer.

Bei der Erklärung von Umsatzsteuern gegenüber den Finanzamt werden daher alle gezahlten Vorsteuerbeträge (Eingangsrechnungen) von der vereinnahmten Umsatzsteuer (Ausgangsrechnungen) abgezogen.

Nur die Differenz muss an das Finanzamt bezahlt werden. Somit ist die Umsatzsteuer für einen Unternehmer ein durchlaufender Posten.

Ein Beispiel macht es einfach:

Ein Freiberufler macht im Mai einen Umsatz in Höhe von 10.000 Euro zzgl. 19% Umsatzsteuer.

Von seinen Kunden verlangt er also 11.900 Euro. Die 1.900 Euro wäre die Umsatzsteuer, die das Finanzamt haben will.

In der gleichen Zeit hat der Freiberufler jedoch Waren für 5.000 Euro zzgl. 19 Prozent Vorsteuer (Mehrwertsteuer), also für 5.950 Euro eingekauft.

Der Freiberufler zieht nun die gezahlte Vorsteuer von der vereinnahmten Umsatzsteuer ab, also 1900 – 950 Euro = 950 Euro.

An das Finanzamt geht nur die Differenz, also 950 Euro in diesem Beispiel.

Steuern im Voraus bezahlen: das ist zu beachten

Auch wenn die Steuererklärung nur jährlich abgegeben werden muss, zahlen alle Steuerpflichtigen in der Regel ihre Steuer abschlagsweise im Verlauf des Jahres.

Das hat folgende Gründe:

  • Das Finanzamt will verhindert, dass ihr am Ende des Jahres zu hohen Nachzahlungen verpflichtet seid
  • Der Staatshaushalt bleibt liquide

Das Finanzamt wird mit dem Steuerbescheid in der Regel auch einen Vorauszahlungsbescheid erlassen. Dieser sieht quartalsweise Abschlagszahlungen vor, deren Höhe sich an den Steuerbescheiden aus dem Vorjahr.

Solltet ihr eure freiberufliche Tätigkeit erst neu aufgenommen haben, dann werden die zu erwartenden Einkünfte vom Finanzamt geschätzt.

Die Vorauszahlung sind zu festen Terminen fällig, nämlich am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember. Wichtig ist, die Zahlungstermine einzuhalten, da ansonsten Säumniszuschläge fällig werden.

Mit dem Steuerbescheid werden die Vorauszahlungen mit der tatsächlichen Steuerschuld verrechnet.

Weil die Höhe der Vorauszahlung auf Vorjahres- oder Schätzwerten basiert, kann es sein, dass die Vorauszahlungen zu hoch oder zu niedrig angesetzt sind. In beiden Fällen kann die Höhe der Vorauszahlung durch das Finanzamt per Antrag überprüft werden.

Der Antrag kann formlos gestellt werden und sollte eine einfache Angabe zu Umsatz und Gewinn der vorangegangenen Zeit enthalten.

Umsatzsteuervoranmeldung: Fristen und Pflichten

Freiberufler, die umsatzsteuerpflichtig sind, erheben die Umsatzsteuer für das Finanzamt bei ihren Kunden und müssen die Steuerbeträge logischerweise abführen.

Das könnte eine günstige Regelung sein, wenn man die vereinnahmte Umsatzsteuer auf ein Konto packt und bis zur Abgabe der Steuererklärung Zinsen dafür erzielt.

So einfach geht es aber freilich nicht.

Das Finanzamt wartet nicht bis zur Abgabe der Umsatzsteuererklärung auf das Geld, sondern holt es sich im Zuge der Umsatzsteuervoranmeldung in gewissen zeitlichen Abständen, also monatlich, quartalsweise oder halbjährlich, ab.

Bei einem Umsatzsteueraufkommen von über 7.500 Euro muss die Voranmeldung zunächst monatlich abgegeben werden. Stichtag dafür ist der 10. Des Folgemonats.

Die Voranmeldung für April muss also bis zum 10. Mai elektronisch über Elster beim Finanzamt eingegangen sein.

Wichtig:

Dieser Termin ist nicht nur der Stichtag für die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung, sondern auch der Termin für die Zahlung.

Wenn also die Anmeldung ergibt, dass man dem Finanzamt 500 Euro Umsatzsteuer zu zahlen hat, dann muss das Geld ebenfalls spätestens am 10. beim Finanzamt eingegangen sein.

Wenn die vereinnahmte Umsatzsteuer weniger als 1.000 Euro pro Jahr beträgt, dann entfällt die Pflicht zur Voranmeldung und es reicht eine jährliche Umsatzsteuererklärung aus.

Bei Beträgen zwischen 1.000 und 7.500 Euro  wird das Finanzamt von sich aus in der Regel eine quartalsweise Voranmeldung verlangen.

Soll- oder Ist-Besteuerung: wo liegt der Unterschied?

Die Soll- und Ist-Besteuerung ist eine weitere Feinheit. Der Hauptunterschied liegt im Zeitpunkt der Umsatzsteuervoranmeldung.

Die Soll-Besteuerung ist eine Steuer nach vereinbarten Entgelten. Sie ist zumindest theoretisch der Regelfall.

Steuer nach vereinbarten Entgelten heißt, dass bspw. die Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt wird, sobald die Rechnung geschrieben ist.

Dann muss die Umsatzsteuer auch abgeführt werden, wenn die Zahlung des Kunden noch nicht auf dem Konto eingegangen ist.

Dem gegenüber bedeutet Ist-Besteuerung eine Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten.

Dann wird die Steuer erst fällig, wenn das Geld auf dem Konto auch tatsächlich eingegangen ist.

Aus der Sicht des Steuerpflichtigen ist die Ist-Besteuerung günstiger, weil es bei der Soll-Besteuerung dazu kommen kann, dass man die Umsatzsteuer vorfinanzieren muss – beispielsweise bei langen Zahlungszielen oder bei säumigen Kunden.

Bei der Ist-Besteuerung zahlt man erst dann, wenn das Geld tatsächlich auf dem Konto eingegangen ist.

Gegenüber vielen Gewerbetreibenden haben Freiberufler hier einen klaren Vorteil:

Weil sie in der Regel nicht bilanzierungspflichtig sind, sondern ihre Steuern über die EÜR ermitteln, können sie nach einem Antrag zur Ist-Versteuerung wechseln.

Freiberufler sollten daher schon im Fragebogen zu steuerlichen Erfassung das Kreuz bei „ich beantrage die Ist-Besteuerung“ setzen.

Steuererklärung für Freiberufler: darauf ist zu achten

Freiberufler, die die oben genannten Punkte jedenfalls grundlegend verinnerlicht haben, sollten bei ihrer Steuererklärung keine bösen Überraschungen mehr erleben. Denn die Steuererklärung nach Ablauf des Geschäftsjahres macht somit im Verhältnis zum Finanzamt reinen Tisch.

Im Unterschied zu Angestellten sind nur wenige Punkte zu beachten:

So müssen Freiberufler eine Steuererklärung abgeben und unbedingt die Frist zum 31. Mai des Folgejahres beachten. Außerdem müssen sie ihr Einkommen mit der EÜR ermitteln und dürfen die Umsatzsteuer nicht vergessen.

Wer die Frist verpasst, kann vorher einen Antrag auf Fristverlängerung stellen, muss diesen aber gut begründen können. Andernfalls werden happige Gebühren und Säumniszuschläge fällig.

Ein weiterer Punkt betrifft die Abgabe der Steuererklärung und ihrer Anlagen:

Wie Gewerbetreibende müssen Freiberufler ihre Steuererklärung elektronisch an das Finanzamt übermitteln. Das Eintüten von Formularen und Anlagen entfällt daher.

Die Abgabe kann entweder über das Elster-Portal der Finanzverwaltung laufen oder über eine Steuersoftware mit einer entsprechenden Schnittstelle.

Beide Lösungen haben den Vorteil, dass die Daten auf ihre Plausibilität geprüft werden und Fehler damit vermieden werden.

Steuerlast senken: so geht es!

Es gibt für Freiberufler einige legale Strategien, die Steuerlast zu senken.

Die wichtigste wurde weiter oben schon benannt, nämlich die Ist-Besteuerung.

Dann besteht auch die Möglichkeit, in Jahren mit hoher Steuerlast Ausgaben vorzuziehen – beispielsweise Beiträge zur Krankenversicherung im Voraus zu zahlen. Dadurch ergeben sich höhere Aufwendungen und folglich eine niedrigere Steuer.

Überhaupt ist es wichtig, keine Aufwendungen zu vergessen:

Berufliche Fahrten mit dem privaten PKW können als Aufwand steuerlich vorteilhaft sein. So kann die 1%-Regel genutzt oder eine Pauschale von 30 Cent pro Fahrkilometer angesetzt werden.

Auch das private Internet und Telefon kann steuerlich angesetzt werden, wenn es auch dienstlich genutzt wird:

In der Praxis akzeptieren die Finanzämter eine private Nutzung von 20 Prozent und erkennen den Rest als Betriebsausgabe an.

Auch das heimische Arbeitszimmer kann als betriebsnotwendig betrachtet werden. Ist ein solches Zimmer vorhanden, können die anteiligen Kosten für Miete und Nebenkosten angerechnet werden.

Auch die Verpflegungsmehraufwendungen bei Dienstreisen können sich lohnen. Bei einer Abwesenheit von acht Stunden und mehr sind 12 Euro absetzbar, bei vollen Tagen 24 Euro.

Freiberufler: Diese Steuern solltet ihr im Blick haben
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