Telefongespräche und Videokonferenzen: Der Coworking-Knigge 

Telefongespräche und Videokonferenzen: Der Coworking-Knigge 

Videokonferenzen und auch Telefonmeetings sind mittlerweile Alltag. Durch das Homeoffice finden solche Businessgespräche auch immer häufiger von zu Hause aus statt, was den einen oder anderen durchaus vor Schwierigkeiten stellt. Zusätzlich gelten wieder andere Aspekte in einem Coworking Space. Denn gerade für Videokonferenzen gelten einige Grundregeln, die ihr immer beachten solltet. Geschieht das nicht, kommen die Ergebnisse zustande, über die wir alle während Corona immer wieder gelacht haben. Dieser Artikel zeigt euch, was dabei wichtig ist. 

Abbildung 1: Videokonferenzen werden im Homeoffice immer häufiger - doch was ist dabei zu beachten? Bildquelle: @ Linkedin Sales Solutions / Unsplash.com

Funktionierende Technik 

Mit ihr steht und fällt jede Konferenz. Mit der Technik sind unterschiedliche Faktoren gemeint, die jedoch absolut übergreifend gelten, ganz egal, von wo oder wie eine Videokonferenz abgehalten wird. Auch für reine Telefonate ist eine gute und funktionierende Technik maßgeblich. Aber worauf kommt es an? 

• Gerät – ob nun vom Laptop, dem PC, vom Tablet oder über das Smartphone einer Konferenz beigewohnt wird, die Technik entscheidet. Vorab müsst ihr die Software installieren und möglichst testen. Läuft alles? Ist die Software neu, gilt, sich mit ihr vertraut zu machen. Es ist unhöflich, sich während der Konferenz nicht zurechtzufinden und lange zu brauchen, um beispielsweise eine Datei zu übersenden oder allen bereitzustellen. 

• Licht – auch dieses gehört zur Technik. Perfekt sind natürlich Ringleuchten, aber auch eine gut positionierte normale Lampe genügt. Wichtig ist, dass die Beleuchtung nicht hinter euch selbst liegt und möglichst nicht aus einem Winkel kommt, der sämtliche Furchen und Falten im Gesicht noch tiefer erscheinen lässt. Doch Achtung: Ihr müsst auch dafür sorgen, niemanden im Coworking Space zu stören. Aus diesem Grund gilt: Vorher testen, nachfragen und eventuell einen gesonderten Raum nutzen.

• Headset – nach der Software ist das Headset das A und O. Es wird bei Videokonferenzen, aber auch bei Telefonaten benötigt. Ein gutes Headset erlaubt es nicht nur, das Gesagte gut zu verstehen, sondern über das Mikrofon verstehen andere Teilnehmer ebenfalls das Gesagte. Kabelgebundene Headsets gelten teils als besser, doch muss hier das Gerät mitentscheiden: Nicht jedes Tablet besitzt überhaupt noch eine Klinkenbuchse. Auf headset.net werden viele Modelle unter die Lupe genommen, so dass ihr Nutzer eine informierte Entscheidung treffen könnt. 

• Kamera – Laptops, Tablets und Smartphones bieten integrierte Webcams, die meist ausreichen. Bei einem PC ist das nicht der Fall, denn die Monitore werden oft nicht mit einer Webcam ausgestattet. Wichtig ist immer, selbst vorab schon zu überprüfen, wie das Bild aussieht. Bin ich selbst gut im Bild? Bin ich gut ausgeleuchtet? Und: Was ist außer mir alles sichtbar?

Ein guter optischer Eindruck 

Wer kennt nicht die unterhaltsamen Videos, in denen einer aus einer Videokonferenz aufsteht und vergisst, dass er nur eine Unterhose trägt? Grundsätzlich reicht es natürlich, sich oberhalb der Schreibtischkante dem Job entsprechend zu kleiden. Damit aber erst gar kein Missgeschick passieren kann, sollte die Jogginghose wenigstens einer ordentlichen Jeans weichen. Letztendlich gilt, so zu einem Videomeeting zu erscheinen, wie ihr auch persönlich zu dem Meeting gehen würdet. Gewisse Lockerungen herrschen im heimischen Umfeld zwar vor, doch bei einem Meeting mit einem Großkunden trägt der Manager dennoch förmliche Arbeitskleidung. Oft geben die Unternehmen den Dresscode für Videomeetings mit Außenstehenden auch vor. Außerdem gilt: Im Coworking Space solltet ihr optisch auch auf eure Umgebung Rücksicht nehmen. Aber was ist sonst noch wichtig? 

• Umgebung – der sichtbare Ausschnitt des Raumes sollte möglichst ordentlich sein. Auch empfiehlt es sich, allzu private Elemente zu entfernen. Je nach Räumlichkeit kann die Umgebung durchaus auf eure Person schließen lassen: Wer in der Küche ein Videomeeting abhält, während sich hinter ihm das Geschirr der letzten Tage türmt, hinterlässt einen weniger guten Eindruck. In Wohn- und Schlafräumen ist darauf zu achten, dass nicht versehentlich Unterwäsche zu sehen ist. Tipp: Die meisten Softwares bieten die Möglichkeit, digital einen Hintergrund einzufügen. Geschieht dies, spielt das Zimmer keine Rolle mehr. 

• Echos und Geräusche – diese solltet ihr möglichst stark reduzieren. Nutzt ihr ein gutes Headset, kann die Aufnahme so gesteuert werden, dass Außengeräusche vermieden werden. Hunde, Katzen, Kinder, aber auch Saugroboter oder das Fernsehgerät haben während der Konferenz nicht in der Nähe zu sein. Auch Radios oder Sprachassistenten können stören, teils verursachen sie auch Echos. 

Verhaltensregeln 

Es gibt ihn: den Knigge für Videokonferenzen. Natürlich handelt es sich um einen Leitfaden, der das Verhalten vorgibt. Aber was ist besonders wichtig? 

• Pünktlichkeit – als Teilnehmer solltet ihr pünktlich zum Meeting oder dem Call erscheinen. In der Praxis heißt das, dass sich schon kurz vorher eingewählt wird. So kann nicht nur getestet werden, ob alles funktioniert, auch pünktliche Teilnehmer müssen nicht unnötig warten. 

• Landessitten - während in den USA alle Meetings pünktlich begonnen und beendet werden (Überziehungen sind nicht erwünscht), wird in Indien zuerst Smalltalk gehalten, bevor es an das Geschäftliche geht. Meetings mit japanischen Gesprächspartnern wird zuteil, dass Kritik nicht offensichtlich geäußert wird. Auch eine Ablehnung wird möglichst freundlich umschrieben. 

• Webcam - sie wird eingeschaltet. Das gilt auch bei firmeninternen Meetings und an Tagen, an denen man die Kamera lieber ausstellen möchte. Es gilt: Auch im Betrieb wäre es nicht möglich, sich zu verstecken. 

• Stummschaltung - wer nicht redet, der schaltet sich stumm. Das verhindert nicht nur das versehentliche Dazwischenreden, auch Nebengeräusche lassen sich so perfekt tarnen, da das Mikro nicht aufnimmt, wie die Sprudelflasche zischend unter dem Tisch geöffnet wird. 

• Kein Multitasking - sicherlich sind einige Meetings langweilig. Und da sie im PC stattfinden, ist die Ablenkung nicht weit weg. Das ist unhöflich und führt nicht selten zu peinlichen Pannen. 

• Absprache im Coworking Space: Gibt es einen gesonderten Raum für Video-meetings, solltet ihr euch rechtzeitig eintragen und mit anderen Nutzern absprechen. Nur so lassen sich am Ende ärgerliche Missverständnisse vermeiden. Benötigt ihr den Raum parallel, könnt ihr auch fragen, ob es die anderen im Büroraum stört, wenn ihr dort ein Video-Meeting abhaltet.

Abbildung 2: Mit der richtigen Ausstattung und ein wenig Vorbereitung sind Video-Meetings kein Problem mehr.  Bildquelle: @ Chris Montgomery / Unsplash.com

Fazit – die Regeln beachten 

Natürlich sind einige im Knigge erwähnten Regeln nicht in allen Unternehmen oder Bereichen gültig. Ist in der Firma das beruflich-persönliche Chaos mit einer gewissen Lockerheit präsent, so dürfen im internen Meeting auch die Sammelfiguren sichtbar sein. In einem Meeting mit einem hohen Vorstandsboss hingegen, sind diese absolut fehl am Platz. Höflichkeit, Pünktlichkeit, kein Dazwischenreden und ein guter optischer Eindruck sind hingegen Punkte, die ihr einfach niemals ignorieren solltet. Auch das Multitasking oder das zeitgleiche Nutzen von anderen Browserfenstern ist verpönt – und endet für einen selbst nicht selten peinlich. 

Zusätzlich solltet ihr unbedingt darauf achten, Absprachen mit den anderen Nutzern im Co-Working-Space zu treffen. Wer längere Telefonate oder auch Video-Meetings so früh wie möglich ankündigt und sich mit den Anderen vor Ort abspricht, sorgt für ein besseres Miteinander.

Natürlich sind dies alles die Regeln, die der funktionierenden Technik nachgestellt werden. Denn funktioniert die Technik nicht oder besteht das Headset aus einem Mikro plus Ohrstöpseln aus dem Eineurogeschäft, so wird weder ein Telefongespräch noch die Videokonferenz ein angenehmes Unterfangen.